Hintergrundinformationen zum Flugblatt 02/2011:
Forderungen des VBGR zu IT-Projekten im DPMA

Flugblatt VBGR-Info 02/2011: Forderungen des VBGR zu IT-Projekten im DPMA

Im Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) sind in der jüngsten Vergangenheit viele teure IT-Projekte abgewickelt worden, die nahezu alle Bereiche der Tätigkeit des Amtes betrafen. Der VBGR unterstützt alle Maßnahmen, zu denen auch IT-Projekte gehören, um die Wettbewerbsfähigkeit des DPMA zu steigern und damit die Arbeitsplätze der Mitarbeiter zu sichern. Der VBGR kritisiert jedoch die Art und Weise der Umsetzung im DPMA seit vielen Jahren (seit 2006). Wesentlicher Kritikpunkt ist, dass die Projekte begonnen werden, ohne dass deren genauer Inhalt und dessen Ziele vor dem Projektbeginn bekannt sind. In den Vergabeunterlagen sind regelmäßig nur grobe Ziele enthalten und ein Verweis, dass die Details der Umsetzung erst nach der Vergabe und damit der vertraglichen Verpflichtung des DPMA erstellt werden sollen. Dies erfolgt üblicherweise in Benutzerausschüssen in denen die Vorschläge des Auftragsnehmers, wie etwas umzusetzen ist, diskutiert und beschlossen werden.

Dieses Vorgehen sehen wir aus folgenden Gründen kritisch:

• Unserer Meinung nach verstößt dies gegen geltendes Vergaberecht, speziell §7 VOL/A (Vergabe- und Verdingungsordnung für Leistungen VOL, Teil A vom 20.11.2009). Diese Vorschrift ist auf der Internetseite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (http://www.bmwi.de/) zu finden (hier klicken), oder hier als Kopie im PDF-Format. In der älteren Ausgabe vom 6. April 2006, die bei der Vergabe vieler Projekte im DPMA gültigen Fassung war die entsprechende Vorschrift noch der Paragraph 8 (eine Kopie finden Sie hier.
• Da bereits durch die Ausschreibung und die vertragliche Bindung des DPMA an den Gewinner der Ausschreibung Fakten geschaffen werden, können die Auswirkungen auf das Personal entweder gar nicht oder nur unter großem Aufwand wieder rückgängig gemacht werden. Diese IT-Projekte führen oft zu Rationalisierung, also Arbeitsplatzabbau. Grundsätzlich ist dies eine notwendige Maßnahme, um die Wettbewerbsfähigkeit des DPMA zu erhalten. Die Geschwindigkeit des Arbeitsplatzabbau sollte allerdings so gewählt sein, dass soziale Härten nicht auftreten, sondern der Arbeitsplatzabbau schrittweise und über das Ausscheiden von Kolleginnen und Kollegen erreicht werden kann. Rechtsverbindlich kann unserer Ansicht nach eine Arbeitsplatzgarantie nur vom Parlament erfolgen, da nur dieses in der Lage ist Stellen und die dafür nötigen finanziellen Mittel freizugeben. Aus diesem Grund ist es nicht zufriedenstellend, wenn eine entsprechende Garantie von der Amtsleitung ausgesprochen wird, da diese die Entscheidungen des Parlaments nicht bestimmen kann, sondern von Ihnen abhängig ist.
• Ein anderes Problem der nach der Auftragsvergabe erfolgenden detaillierten Spezifikation ist, dass der Nutzen der IT-Leistungen nicht genau geschätzt werden kann. Für die Freigabe von finanziellen Mitteln ist eine sogenannte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im Bundeshaushaltsordnung (§7 BHO) vorgeschrieben. Dies bedeutet, das vor der Freigabe von Geld durch den Bundestag in der Regel Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen insbesondere bei IT-Projekten gefordert werden. Aus diesen Berechnungen muss hervorgehen, welche Einsparungen durch IT-Projekte erbracht werden. Werden die versprochenen Einsparungen nicht erbracht, etwa weil die Projektplanung nicht ausreichend genau war, wirkt sich das auf künfitge Projekte aus. Wenn eine Behörde dem Parlament Einsparungen verspricht, die es danach nicht erbringen kann, wird das Parlament bei der nächsten Bitte um Projektmittel diese sehr viel kritischer bewerten oder harte Sparauflagen daran knüpfen. Das bedeutet, dass, um derzeitige Projekte mit geringerem Aufwand durchführen zu können (ohne vorher detaillierte Spezifikationen anzufertigen), die Abwicklung künftiger Projekte erschwert wurde.
• Rationalisierung und IT-Möglichkeiten sind eine Voraussetzung, damit sich das DPMA im Wettbewerb mit den europäischen Institutionen (EPO - European Patent Office und dem OHIM - Office for Harmonization in the International Market) behaupten zu können. Wenn im DPMA Mittel nicht so wirksam verwendet werden, wie dies sein könnte, weil wir sich das DPMA in eine Abhängigkeit einzelner Lieferanten begibt, dann fehlen diese Mittel um in die Wettbewerbsfähigkeit des DPMA zu investieren.
• Folgen künftiger Mehrausgaben aufgrund einer Abhängigkeit von wenigen Lieferanten:
  Da mittlerweile die meisten Haushaltstitel flexibel sind (siehe zum Beispiel das Haushaltsgesetz des Jahres 2011 - Paragraph 5), müssen Mehrausgaben bei den IT-Projekten an anderer Stelle wieder eingespart werden. Dies kann durch alle flexiblen Titel im Haushalt erfolgen, wie zum Beispiel dem Stellentitel (Nichtbesetzung von Stellen), dem Budget für Aus- und Fortbildung, den Dienst- oder Informationsreisen (Anordnungen nur 2. Klasse fahren zu können), dem Budget für Bücher oder den Möbeln, um nur einige Quellen für Einsparungen zu nennen. Derartige Mehrausgaben erfolgen bei IT-Projekten dieser Art meist, da Änderungen von Arbeitsabläufen oft durch die Gesetzgebung verursacht werden. Da das DPMA nahezu keine Möglichkeit hat, Änderungen der bestehenden Systeme selbst umzusetzen, muss es fast zu jedem Preis die Änderung vom ursprünglichen Auftragnehmer umsetzen.

Der Bundesrechnungshof teilt in seinem Jahresbericht zum Haushalt 2010 unsere Einschätzung geteilt und auf den Seiten 26 und 27 ausgeführt:

Der Bundesrechnungshof hält es für nicht hinnehmbar, dass das Bundesjustizministerium auf die gravierenden Vergaberechtsverstöße des Patentamtes nicht reagiert hat. Damit hat das Bundesjustizministerium erhebliche Mehrkosten des Projektes hingenommen. Es kann seine Behauptung nicht belegen, dass keine wirtschaftlichen Nachteile entstanden seien. Es muss dafür sorgen, dass das Patentamt seine Vergabeprozesse verbessert. Verstößen gegen die Vergabevorschriften muss es unverzüglich nachgehen.

Weitere und detailliertere Ausführungen sind im gleichen Bericht ab Seite 127 zu finden. Diese Art von negativer Aufmerksamkeit bedeutet für das DPMA einen Ansehensverlust und demotiviert Konkurrenten an Ausschreibungen teilzunehmen, da ihre usprünglich abgegebenen Angebote und die dann tatsächlich abgerufenen Leistungen in keinem Verhältnis zueinander stehen. Es besteht die Gefahr, dass die im DPMA tätigen Unternehmen "Lockvogel"-Angebote abgeben, also sehr günstige Angebote, wohlwissend, dass die tatsächliche Auftragssumme teilweise um Faktoren höher liegt, als die ausgeschriebene Leistung. Diese sogenannten "Change Requests" erfolgen aber ohne Ausschreibung, der Auftragnehmer ist also in seiner Preisgestaltung frei.